Verwaltung von SEPA-Mandaten

Das SEPA-Lastschriftverfahren erfordert von Händlern ein Mandatsmanagement, das Folgendes umfasst:

1. Physische Sammlung und Lagerung.
2. Aktualisierungen und Änderungen.
3. Stornierung.

Wie verwaltet man SEPA-Mandate?

Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch die Verwaltung von SEPA-Mandaten. Lesen Sie auch unsere Anleitungen  zur Durchführung einer SEPA-Überweisung, zum Stoppen einer SEPA -Lastschrift und zu den Risiken, die eine Lastschrift haben kann.

Physische Sammlung und Lagerung

Alle unterschriebenen Mandate in Papierform sowie alle nachfolgenden Änderungen oder Stornierungen müssen   vom Händler gespeichert und gepflegt werden . Dies unterscheidet sich von UK Direct Debit, wo die Mandate gespeichert und von der Bank des Zahlers aufbewahrt werden.

Bei elektronischen und papierlosen Mandaten muss der Händler die Daten im Zusammenhang mit dem elektronischen Mandat unverändert speichern. Papiermandate müssen vorbehaltlich nationaler gesetzlicher Vorgaben als Originaldokument oder in digitalisierter Form aufbewahrt werden.

Alle SEPA-Lastschriftmandate müssen so lange aufbewahrt werden, wie das Mandat gültig ist und   mindestens 36 Monate nach dem endgültigen Einzug .

Aktualisierungen und Änderungen

Sowohl der Händler als auch der Zahler können ein Mandat jederzeit ändern.

Jede Änderung muss zwischen Ihnen und Ihrem Kunden vereinbart werden. Sie müssen Banken nicht einbeziehen, müssen sie jedoch möglicherweise über bestimmte Änderungen informieren. Als Händler sind Sie dafür verantwortlich, Änderungen an einem Mandat vorzunehmen und zu speichern.

Händler   möchten möglicherweise Änderungen vornehmen an:

• Die eindeutige Referenz des Mandats
• Dein Name
• Die Gläubiger-Identifikationsnummer

Diese Änderungen müssen dem Zahlungspflichtigen und beiden Banken mitgeteilt werden. Details zur Dauer von SEPA-Zahlungen finden Sie in unserem Ratgeber.

Zahler  möchten möglicherweise auch Änderungen vornehmen, einschließlich:

• Wechseln Sie zu einem anderen Bankkonto bei derselben Bank.
• Wechseln Sie zu einem anderen Bankkonto bei einer anderen Bank. Dadurch würde sich auch die Kontonummer ändern, sodass ein neues Mandat erforderlich wäre (und die nächste Zahlung als erste Zahlung gesendet werden müsste).

Als Händler müssen Sie informiert werden, bevor diese Änderungen stattfinden.

Um Änderungen an einem Mandat vorzunehmen, müssen Sie:

1. Die Details des geänderten Mandats elektronisch speichern; Y
2. Senden Sie die Informationen als Teil der nächsten Belastung an Ihre Bank.

Wenn eine der oben genannten Änderungen vorgenommen wird, muss die Bank zum Zeitpunkt der Änderung ebenfalls benachrichtigt werden.

Stornierungen

Sowohl der Kunde als auch der Händler können das Mandat jederzeit kündigen. Ein Befehl kann auch automatisch aufgrund von Inaktivität abgebrochen werden (siehe unten). In beiden Fällen ist es nicht erforderlich, eine der Banken einzubeziehen.

Bei B2B-Lastschriften muss die Bank Ihres Kunden in ihre Bedingungen die Verpflichtung des Zahlers aufnehmen, seine Bank über die Stornierung eines Mandats zu informieren. Die Bank Ihres Kunden kann dann ihre gespeicherten Anweisungen aktualisieren, um nicht autorisierte Belastungen abzulehnen.

Als Händler sind Sie für die Ablage und Aufbewahrung aller Kündigungsdokumente (z. B. Briefe an Ihren Kunden, die die Kündigung eines Papiermandats bestätigen) verantwortlich. Wenn Sie E-Mandate verwenden, muss jede Stornierung online erfolgen. Papier- und beleglose Mandatskündigungen sind auch online möglich. Wenn nach der Stornierung noch andere Gebühren zu zahlen sind, sollte die Information über die Stornierung als Teil der letzten Gebühr enthalten sein.

Jedes Mandat, das 36 Monate lang inaktiv war, sollte von Ihnen automatisch gekündigt werden.

Sobald ein Befehl abgebrochen wurde, kann er nicht erneut verwendet werden. Sie können keine andere Sammlung auf der Grundlage dieses Mandats initiieren. Wenn Sie weitere Lastschriftzahlungen einziehen müssen, müssen Sie ein neues Mandat einrichten.