SEPA-Mandate per Telefon

Aktualisiert am 01/05/2024

Dieser Praxisleitfaden hilft Ihnen bei der Einrichtung von SEPA-Mandaten per Telefon.

Die für die Aufsicht über das SEPA-Lastschriftverfahren zuständige Organisation European Payments Council (EPC) stellt in einem klarstellenden Schreiben fest, dass ein Mandat die Zustimmungserklärung zwischen einem Zahler und einem Unternehmen ist, ohne die Einzelheiten zu präzisieren, wie die Zustimmung zu erteilen ist. Dies ermöglicht es Händlern, SEPA-Lastschriftmandate telefonisch zu erteilen, sofern sie die gemäß den einschlägigen nationalen Rechtsvorschriften erteilte Zustimmung protokollieren.

Wie konfiguriere ich SEPA-Mandate per Telefon?

Um vollständig kompatible Telefonbefehle zu erstellen, müssen Sie:

1. Nehmen Sie das Telefongespräch auf und speichern Sie es
2. Halten Sie sich an ein telefonisches Mandatsskript
3. Senden Sie ein Bestätigungsschreiben per E-Mail oder Post

1. Telefongespräch aufzeichnen und speichern

Wieso den?  Behalten Sie den telefonischen Auftrag im Auge

Wie?  Vereinbaren Sie mit dem Zahler, dass der Anruf aufgezeichnet wird

Sie müssen die Audiodateien bis zu 36 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug oder bis zu 13 Monate nach der Stornierung eines Mandats durch den Zahler sicher aufbewahren.

2. Halten Sie sich an ein telefonisches Mandatsskript

Wieso den?  Richten Sie ein Telefonmandat ein

Wie?  Folgen Sie einem definierten Skript

Das folgende Skript wird von der Irish Payment Services Organization bereitgestellt:

Nachdem der Zahler der Zahlung per SEPA-Lastschrift zugestimmt hat, sollte folgendes Skript verwendet werden:

• Vertreter:   Vielen Dank, dass Sie der Zahlung per SEPA-Lastschriftverfahren zugestimmt haben. Jetzt kann ich Ihr Mandat telefonisch einrichten. Es wäre nützlich?

Der Zahler ist einverstanden.

• Vertreter:   Okay, okay. Jetzt muss ich nur noch Ihre Bankverbindung angeben. Können Sie mir Ihren Namen und Ihre IBAN nennen? Diese finden Sie auf Ihrem Kontoauszug.

Der Zahler gibt Auskunft.

• Vertreter:   Bestätigen Sie, dass Sie berechtigt sind, Lastschriften von diesem Konto einzuziehen.

Der Zahler bestätigt nicht: Schließen Sie den Anruf und fordern Sie eine andere Zahlungsmethode an.

Der Zahler bestätigt.

• Vertreter:   Können Sie bestätigen, dass das Konto Lastschriften akzeptieren kann?

Der Zahler bestätigt nicht: Schließen Sie den Anruf und fordern Sie eine andere Zahlungsmethode an.

Der Zahler bestätigt.

Zahler ist unsicher: Fragen Sie, ob er dieses Konto schon einmal für Lastschriftzahlungen verwendet hat.

• Vertreter:   Nachdem wir Ihre Bankdaten erfasst haben, gibt es einen bestimmten Tag im Monat, an dem Sie möchten, dass Geld von Ihrem Konto abgebucht wird, zum Beispiel direkt nachdem Sie bezahlt wurden?

Der Zahler vereinbart den am besten geeigneten Tag oder hat keine Präferenz.

• Vertreter:   Wir werden Sie im Voraus über das Datum und die Höhe der zu verrechnenden Gebühren informieren. Diese Benachrichtigung erfolgt durch Benachrichtigung über den Betrag oder die Daten einer Reihe von Zahlungen oder durch eine monatliche/zweimonatliche Rechnung. Diese Benachrichtigung erhalten Sie 3 Tage vor dem Abholtermin. Wir senden Ihnen diese Mitteilung per Post, E-Mail oder SMS. Könnten Sie bitte Ihre Adresse, E-Mail oder Telefonnummer bestätigen/geben?

Der Zahler stellt relevante Kontaktinformationen bereit

• Vertreter:   Das war’s, Sie haben Ihr SEPA-Lastschriftmandat eingerichtet. Die Bestätigung dieser Vereinbarung wird Ihnen (per Post oder E-Mail) innerhalb von 3 Werktagen nach diesem Anruf zugesandt. Wenn sich das Datum, der Betrag oder die Häufigkeit Ihrer Lastschrift in Zukunft ändern, werden wir Sie im Voraus über die Belastung Ihres Kontos informieren (bitte bestätigen Sie, wie die Benachrichtigung per Post, E-Mail oder SMS erfolgt). ). .
• Vertreter:   Sie können eine Lastschrift jederzeit stornieren, indem Sie rechtzeitig an (Firmenname) schreiben und Ihre Bank informieren (wie auch immer Ihre Bank dies akzeptiert).
• Vertreter:   Jetzt möchte ich nur noch Ihre Bankverbindung bestätigen. Sein Kontoname ist ABC, seine IBAN ist xxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Ist das korrekt?

Der Zahler ist einverstanden.

• Vertreter:   Damit ist die Einrichtung Ihres Lastschriftmandats abgeschlossen. Wenn Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte.

3. Senden Sie ein Bestätigungsschreiben per E-Mail oder Post.

Wieso den?  Stellt sicher, dass der Kunde versteht, dass eine SEPA-Lastschrift eingerichtet wurde

Wie?  Senden Sie kurz nach dem Telefonat

Ihr Bestätigungsschreiben muss:

• Befehlsreferenz einschließen
• Link zum SEPA-Lastschriftmandat oder beifügen
• Fügen Sie Ihre Kontaktdaten hinzu